« Regard sur l’entreprise artisanale : l’autonomie et la gestion selon raplapla »

« Regard sur l’entreprise artisanale : l’autonomie et la gestion selon raplapla »

 

Le premier prototype

Chaque semaine « Quartier artisan » se met au défi d’explorer les bonnes pratiques entrepreneuriales d’un artisan du Québec. Cette semaine c’est avec Erica de raplapla que nous nous sommes entretenus. C’est en 2005 qu’elle confectionna sa première poupée en tissu pour sa fille, qui la « traînait partout ». Il a fallu qu’une amie soit charmée par ce prototype pour que l’aventure entrepreneuriale soit lancée. 4 ans plus tard, elle emménageait dans son local rue Villeneuve. Et même si son passé d’entrepreneur n’a pas été vide de succès, comme en 2009 lorsque  l’emballage de sa poupée Tsé-Tsé remporta le Grand prix Grafika, la créatrice avoue que depuis qu’elle et son équipe ont mis en place un système de gestion des tâches « tout va mieux ». Son secret? L’autonomie qu’elle confère à ses 4 employées.

 

Tout n’a pas toujours été facile, « pendant longtemps j’avais l’impression de travailler dans l’urgence », explique l’entrepreneur. Elle et Dominique, son assistante qui travaille avec elle depuis maintenant 5 ans, « éteignaient des feux ». Il y avait donc peu de temps pour la planification et l’organisation. Avec du recul, Erica reconnaît que c’était notamment à cause de sa difficulté à déléguer des tâches. « Je ne disais jamais, « tu devrais faire ça », mais plutôt « on va le faire ». Par conséquent, elles étaient deux à accomplir les mêmes choses. Une façon de fonctionner peu efficace et qui pouvait mener à la frustration. C’est son copain qui avait de l’expérience en gestion de restaurant, qui l’aida à prendre conscience des améliorations qu’elle pourrait orchestrer.

 

« J’ai fait une cartographie de l’ensemble des activités de l’entreprise, de l’achat de tissus à la distribution ». Elle a ainsi regroupé chacune des tâches en 4 catégories : l’administration, la diffusion, qui comprend à la fois la communication et la vente, la production et la création. Ce travail accompli, elle a créé des fiches de tâches pour chacune de ses employées. Frédérique, par exemple, s’occupe désormais exclusivement de la vente en ligne. Elle reçoit les courriels, fait les factures et assure l’envoi du colis. Quant à Katarin, elle est responsable de la distribution et de l’inventaire. Et parfois, elles se partagent le travail, comme la gestion de la boutique et des médias sociaux. Si ça demande un travail de , ça demande surtout une grande confiance de la part de l’entrepreneur envers son équipe. Confiance qu’elle a su développer notamment grâce aux réunions d’équipe.

Feuille de route

Suite à la suggestion d’une stagiaire, elle organise désormais un potluck tous les vendredis avec son équipe. De cette façon, tout le monde est au courant des affaires de l’entreprise, ce qui permet à chacune de mieux comprendre son rôle dans l’équipe. « Je sens que l’on est plus proche et impliquée. On réalise un vrai travail d’équipe », s’exclame Érica.  L’ordre du jour de la réunion se dessine autour de la feuille de route sur laquelle tous les jours les filles reportent ce qu’elles ont à faire et ce qu’elles ont réalisé. « J’ai longtemps cherché des outils de suivi, mais aucun ne s’accommodait à notre réalité ». C’est donc après plusieurs essais qu’elle décide de conceptualiser le sien. Ainsi, elle est au courant des activités en cours. Et si ce potlock est un moment de planification, il est aussi un lieu de partage. Les employées se servent aussi de cette tribune pour proposer des idées et mentionner leur mécontentement. « Il n’y a pas meilleur moyen pour régler nos problèmes », affirme la créatrice.

C’est donc avec des feuilles de tâches personnalisées, une feuille de route commune  et une réunion d’équipe hebdomadaire qu’Érica a su améliorer la productivité de son équipe. Un système qui peut sembler simple en apparence, mais qui permet à l’entrepreneur d’être plus à l’écoute de son équipe. Elle reconnaît mieux le talent de ses employées qu’elle n’hésite pas à mettre en valeur. « Même si je suis encore responsable de la création, je les implique de plus en plus dans le processus. Elles ont plus de responsabilités ». Si être organisé, ça prend du temps, il semblerait que ça soit aussi la recette du bonheur au travail.

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